Umfrage von Jaggaer und BMÖ: Bei digitalem Einkauf passen Erwartungen und Erfahrungen noch nicht zusammen

Neue Technologien befeuern die Transformation der Arbeitsabläufe und Prozesse. Aber sind die Unternehmen bereit für digitale Trends? Wo stehen Einkaufsabteilungen? Werden Budgets für Investitionen in neue Technologien freigemacht? Und was bringen diese dem Einkauf?

Der BMÖ – Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik in Österreich hat die globale Umfrage „Digital Procurement: Hype oder neue Realität?“ von Jaggaer (Source-to-Pay-Lösung für direkten und indirekten Einkauf) unterstützt. „Die Hälfte der Einkäufer gibt an, dass ihr persönlicher Wissensstand über neue Technologien und Potenziale soweit ausreiche, um qualifizierte Entscheidungen hinsichtlich der Digitalisierung ihrer Prozesse zu treffen. Die weiteren Ergebnisse der Studie spiegeln dies dann auch größtenteils wider. Bisher würden allerdings verfügbare Bausteine vorrangig zur Automatisierung operativer Prozesse genutzt, ortet Heinz Pechek (geschäftsführender BMÖ-Vorstand) die Lage. „Modelle für den strategischen Überbau, länderübergreifende Verknüpfung von Fachabteilungen und Anbindung von Lieferanten sind als Notwendigkeit erkannt, aber in der Realisierung nicht als stimmige Gesamtpakete auf der Straße“, so Pechek. Der Einkauf werde in der Digitalisierung in Zukunft eine wesentliche Rolle spielen. Es gelte, Digital Competence und Leadership laufend mit dem Ziel auszubauen, Verantwortung und Leadership in der Digitalisierung zu übernehmen und den Einkauf als ob seiner Kompetenz geschätzten Partner zu etablieren.

Ausgewählte Umfrage-Ergebnisse

• 32% der befragten Unternehmen haben bereits eine Digitalisierungsstrategie.
• Die Hälfte (54%) hat bereits die Grundlage für Digitalisierung im Einkauf geschaffen.
• Aber: 83% nutzen die Potenziale noch nicht.
• 2% haben smarte Technologien im Einsatz, um bessere Entscheidungen mit Hilfe intelligenter Algorithmen und Empfehlungen auf Basis vergangener Daten und Erfahrungen zu treffen.
• Bisher werden verfügbare Technologien primär zur Automatisierung operativer Prozesse eingesetzt, insbesondere im Lieferantenmanagement (SRM), eSourcing und eProcurement.
• Hürde: durchgängige Integration der Daten und Prozesse, bevor konkretere Digitalisierungsprojekte in Angriff genommen werden können.
• 78% integrieren Daten; allerdings setzen 77% noch immer auf fehleranfällige Excel-Tabellen oder andere manuelle Up-/Download-Möglichkeiten zwischen ihren Systemen.
• Global Footprint, interne Kosten und Innovationspotenziale zählen zu den am schlechtesten integrierten Infos im strategischen Einkauf bzw. im Lieferantenmanagement.
• Finanz- oder Supply-Chain-Risikoinformationen, Einstandspreise und Rohmaterialpreise werden primär noch manuell in Vergabeentscheidungen oder Category-Management-Portfolios übernommen. Kernprozesse sind in der Regel bereits gut in die Digitalisierungsstrategie integriert.
• Informations-/Prozess-Silos: Begriffe wie Source-to-Pay (S2P) oder Purchase-to-Pay (P2P) suggerieren durchgängige und nahtlos integrierte End-to-End-Prozesse. In der Realität gehen viele Informationen aus einem Prozess als wertvoller Input für nachfolgende Prozesse verloren.
• Blockchain, Robotic Process Automation, digitale Assistenten/Chatbots: Nicht einmal jeder Fünfte weiß, wie er damit mehr Wert in seiner Einkaufsorganisation schaffen kann.
• Big Data-Analysen (53%), SRM, eProcurement und eSourcing (46%) und Predictive Analytics (40%) wird das größte Erfolgspotenzial bescheinigt.
• Fast die Hälfte der Teilnehmer nannte Analytics (Predictive KPIs und Big Data) als möglichen Bereich für Investitionen (45%).

Empfehlungen
Ohne eine adäquate digitale Plattform im Einkauf riskieren Unternehmen ein unvollständiges Bild und die Entwicklung suboptimaler Strategien.
Der Einkauf muss zum „Customer of Choice“ seiner Stakeholder und Lieferanten werden: Kundenzufriedenheit als positives Erlebnis, damit der Einkauf nicht umgangen wird.

Virtual Center of Procurement: Eine flexible Organisationsstruktur mit einheitlicher Technik und Prozessen funktioniert nur durch ein digitales System, das auch geografisch verteilte Teams einbindet bzw. Stakeholdern (auch im Umgang mit Lieferanten) effiziente und effektive globale Zusammenarbeit ermöglicht.

Fallen anspruchslose, geringwertige Aufgaben weg, können sich die Einkäufer auf die menschlichen Aspekte konzentrieren, die wesentlicher Bestandteil jeder Geschäftsbeziehung sind.

Smarte Technologien werden breit eingesetzt; im Bereich Datenanalyse etwa für Spend-Analyse, Strategieentwicklung, Vergabeentscheidungen. Einkäufer werden zukünftig auf eine neue Weise mit Maschinen zusammenarbeiten.

Das Omnichannel-Konzept erstreckt sich auch auf die reale Welt. Beispiel: Jahresgespräche oder Business Reviews mit den wichtigsten Stakeholdern und Key Suppliern bieten Gelegenheit, die Geschäftsbeziehung aus einer anderen Perspektive, losgelöst vom Tagesgeschäft, zu betrachten.
Empathie ist Basis für alle Schritte zum Design von der „Customer Journey“ zur „User Journey“.

CPOs müssen Potenziale neuer Technologien einschätzen. Stichworte: Blockchain (für smarte Verträge, Asset-Verwaltung, Zahlungen etc.), Drohnen, selbstfahrende Autos/LKWs, Lieferroboter, 3D-Druck, Sensoren, Internet der Dinge, Energie etc.

„Die Umfrageergebnisse sind die Bestätigung, dass viele Unternehmen bereits mehr im Bereich Digitalisierung vorweisen können, als ihnen bewusst ist“, sagt Robert Bonavito, CEO von Jaggaer. Der nächste Schritt müsse jetzt sein, vorhandene Daten besser zu verknüpfen und intelligenter zu nutzen. Daraus ergäben sich völlig neue Möglichkeiten für den Einkauf, die letztlich ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein würden. Heinz Pechek rät zu Pilot-Lösungen, um Auswirkungen in der Praxis zu verstehen: „Wer auf perfekte Lösungen und Konzepte wartet, verschenkt Zeit. Bedingungen können völlig anders sein, bevor das Team startklar ist.“ Der BMÖ werde sein breites Angebot rund um das Thema elektronische Beschaffung zielgruppengerecht intensivieren.

Regionale Verteilung der Umfrage: 168 Teilnehmer aller Größen/Branchen: Europa (47%),
Nord-Amerika (23%), Asia Pacific (20%), Südamerika (8%), Afrika (3%).

Umfrage zum Download: http://www.bmoe.at/services/studien_umfragen/
Infos zu Jaggaer: https://www.jaggaer.com/de

BMÖ-Events zum Thema E-Lösungen:

• BMÖ-Expertendialog Best Practice im eProcurement 2018 (22. Jänner 2018)
• BMÖ-Expertendialog Einkauf 4.0/Digital Procurement Day (16. Mai 2018)
  http://www.bmoe.at/Veranstaltungen/Expertendialoge/

BMÖ-Task Force Einkauf 4.0: 2. Zwischenbericht

Weitere Infos:
BMÖ – Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik in Österreich
Liechtensteinstraße 35, 1090 Wien
Mail: sekretariat@bmoe.at
Telefon: +43(0)1 367 93 52
www.bmoe.at